Quels indicateurs sont pertinents à suivre pour piloter votre PME ?
Dernière mise à jour : 13 sept.
« Je reçois beaucoup de chiffres, mais je ne sais pas lesquels regarder en priorité. »
Chiffre d'affaires, marge, résultat, trésorerie, carnet de commandes, stocks, nombre de nouveaux clients, délais de paiement, volume de production…
Les informations disponibles dans l'entreprise sont nombreuses et les outils numériques permettent aujourd'hui d'en produire toujours davantage et plus rapidement.
Pourtant, disposer de beaucoup d'informations ne signifie pas nécessairement mieux piloter son entreprise.
Pour un dirigeant, l'enjeu n'est pas de suivre tous les chiffres disponibles, mais de disposer d’indicateurs clés de performance (ou KPI – Key Performance Indicators) qui lui permettent de comprendre rapidement la situation de son entreprise, d'identifier les évolutions significatives et d'anticiper les décisions et actions à prendre.
C'est précisément le rôle d'un tableau de bord de gestion.
Des indicateurs définis à partir des besoins
Il n'existe pas de liste universelle d'indicateurs adaptée à toutes les PME.
Les informations pertinentes dépendent notamment de l'activité de l'entreprise, de son modèle économique, de son organisation, de son stade de développement et des enjeux auxquels elle est confrontée.
Une entreprise industrielle, une société de services, une entreprise travaillant par affaires ou une activité de négoce n'auront pas nécessairement besoin de suivre les mêmes informations. Au sein d'un même type d'activité, le choix des indicateurs dépendra également du secteur dans lequel l'entreprise évolue.
Une entreprise travaillant par affaires suivra ainsi de près son carnet de commandes et l’avancement de ses projets, tandis qu’une activité de négoce s’intéressera notamment à la rotation des stocks et aux marges par famille de produits. Une société de services, elle, regardera plutôt le taux d’occupation de ses équipes ou encore la rentabilité de ses missions.
En outre, les priorités peuvent évoluer dans le temps. Une entreprise en forte croissance pourra être particulièrement attentive à ses besoins de trésorerie, ainsi qu’à l’évolution des composantes de son BFR, tandis qu'une autre cherchera prioritairement à comprendre l'évolution de sa rentabilité ou de son niveau d'activité.
La première question n'est donc pas « quels indicateurs faut-il suivre ? », mais « quelles informations sont nécessaires pour comprendre et piloter mon entreprise ? »
C'est à partir de ces besoins que les indicateurs pertinents peuvent être définis.
Des indicateurs peuvent être définis par fonction, service ou activité afin de permettre à chaque responsable de piloter son périmètre.
Des indicateurs pour comprendre et agir
Un indicateur pris isolément apporte rarement toute l'information nécessaire.
Une augmentation du chiffre d'affaires ne signifie pas nécessairement une amélioration de la rentabilité de l'entreprise. La comptabilité analytique, abordée dans un article précédent, permet notamment d'aller au-delà de cette vision globale en analysant la contribution des différentes activités, produits ou clients à la rentabilité.
De la même manière, une entreprise peut dégager un résultat positif tout en rencontrant des difficultés de trésorerie. Le résultat ne peut donc pas être analysé indépendamment de la trésorerie et de l'évolution du Besoin en Fonds de Roulement (BFR). Ces notions ont fait l'objet d'articles dédiés.
L'intérêt d'un tableau de bord réside donc moins dans l'accumulation de données que dans la sélection et le rapprochement d'informations permettant de donner du sens aux évolutions observées.
Un bon indicateur doit permettre d'identifier une évolution, d'attirer l'attention sur un éventuel écart et, lorsque cela est nécessaire, d'en rechercher les causes et de décider d'une action.
La tentation peut être grande d'intégrer dans un tableau de bord toutes les informations disponibles.
Le risque est alors de produire un document très complet, mais difficile à lire et finalement peu utilisé.
Le tableau de bord doit au contraire rester synthétique et se concentrer sur un nombre limité d'indicateurs. Il doit permettre d'identifier rapidement les informations importantes et les éventuels écarts avec les prévisions nécessitant une attention particulière.
Cela suppose également de distinguer les informations nécessaires au pilotage global de l'entreprise de celles, plus détaillées, utiles aux responsables opérationnels pour piloter leur propre activité.
L'objectif n'est donc pas de disposer du plus grand nombre d'indicateurs, mais du bon niveau d'information au bon niveau de responsabilité.
Le contenu du tableau de bord doit par ailleurs pouvoir évoluer. Un indicateur pertinent aujourd'hui peut devenir secondaire demain, tandis qu'un nouvel enjeu peut nécessiter la mise en place d'un suivi spécifique.
Des informations fiables et disponibles au bon moment
Tous les indicateurs n'ont pas vocation à être analysés à la même fréquence.
Certaines informations peuvent nécessiter un suivi rapproché lorsque leur évolution peut avoir rapidement des conséquences sur l'activité ou la trésorerie. D'autres prennent davantage de sens lorsqu'elles sont observées sur une période plus longue.
La fréquence pertinente dépend donc à la fois de la nature de l'indicateur et de la capacité de l'entreprise à agir sur son évolution.
Une information disponible trop tard perd une partie de son intérêt. À l'inverse, suivre en permanence un indicateur sur lequel aucune décision immédiate ne peut être prise peut mobiliser inutilement du temps.
Le bon rythme est celui qui permet de disposer de l'information suffisamment tôt pour pouvoir agir.
La pertinence des indicateurs ne suffit toutefois pas. Encore faut-il pouvoir les produire à partir d'informations fiables, suffisamment récentes et accessibles sans mobiliser chaque mois un temps disproportionné.
C'est ici que l'organisation de la fonction administrative et financière et les outils utilisés prennent toute leur importance.
Comme nous l'avons vu dans l'article consacré à l'automatisation de la comptabilité, l'automatisation peut réduire les opérations manuelles et permettre de disposer plus rapidement d'une information financière fiable et exploitable.
Les évolutions liées à l'intelligence artificielle devraient également permettre de faciliter progressivement l'analyse des données, la détection de certains écarts ou anomalies et l'identification de tendances.
Un tableau de bord efficace n'est donc pas celui qui contient le plus d'informations. C'est celui qui permet au dirigeant d'identifier rapidement ce qui évolue, de comprendre où porter son attention et d’agir au bon moment.
À retenir
✓ Il n'existe pas de liste universelle d'indicateurs : ceux-ci doivent être définis en fonction de l'activité, du modèle économique, de l’organisation et des enjeux de l'entreprise.
✓ Un tableau de bord doit rester synthétique et concentré sur les informations réellement utiles à la décision et au pilotage de l’activité.
✓ Chaque niveau de responsabilité a besoin d’un niveau d’information différent : le pilotage global de l’entreprise par le dirigeant ne demande pas le même détail que celui d’un service ou d’une activité.
✓ Les informations doivent être fiables et disponibles suffisamment tôt pour identifier les évolutions et permettre à l'entreprise d'agir.
Afine Conseil accompagne les dirigeants de PME dans la mise en place et l'amélioration de leurs outils de pilotage, en définissant avec eux les informations adaptées à leur activité, à leur organisation et à leurs enjeux.
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